Prozessdesign und Kneipentools

Ein Prozessdesign für die Kulturhauptstadt Dresden

Um Beteiligung gelingen zu lassen, hilft ein Plan: Ein Plan vom Beteiligungsverfahren. Wir nennen solch einen Plan ein „Prozessdesign“, weil es darum geht, einen (übergeordneten) Prozess mit einem durchdachten und wohl-designten Verfahren zu unterfüttern. Zu solch einem Verfahren gehören nicht nur Informationen über Ziel und Zielgruppe(n) und Ablaufschritte, sondern auch Elemente des Storytellings (Welche Geschichte erzählt man im Prozess?), der mit dem Prozess verfolgten Vision, der Haltungen der Organisatoren, Vorschläge für einen Plan B und einiges mehr.

Folgend finden Sie die wichtigsten Inhalte des Prozessdesigns, welches wir im Auftrag des Kulturhauptstadt-Büros Dresden 2025 für den Dresdner Kulturhauptstadt-Prozess entworfen haben. Zwar ist Dresden nicht als Europäische Kulturhauptstadt 2025 nominiert, aber das hinter dem Prozessdesign liegende Beteiligungsverfahren hat dadurch nichts an Anwendbarkeit verloren:

Einleitung und Gestaltungsherausforderung
Vision & Ziele
Verfahren
- 4 Prozessphasen und Plan B
- Integration laufender Beteiligungsprozesse
- Weitergehende Anforderungen an den Partizipationsprozess
Rollen, Nutzergruppen & Community
Organisation und Team
Digitale Struktur & Kommunikation
Erwartungsmanagement

Das 20seitige Dokument wurde ergänzt um eine strukturierte grafische Darstellung, um die Komplexität des Verfahrens schneller erfassen und leichter kommunizieren zu können.

Solche Prozessdesign erleichtern es sowohl den Prozessorganisatoren wie auch den Teilnehmenden, sich im Verfahren zu orientieren, nächste Schritte voraussehen zu können und gemeinsam zielgerichtet zu handeln.

„Kneipentools“

Stellen Sie sich vor, Sie treffen sich mit Freunden in einer Kneipe, um über das neueste, gemeinsame Projekt zu sprechen. Wenn Sie bereits Erfahrung in der Projektplanung haben, wissen Sie wahrscheinlich, worauf es ankommt, welche Fragen Sie stellen müssen und welche Antworten Sie brauchen. Wenn Sie aber unerfahren sind in der Projektplanung, dann hilft Ihnen ein Arbeitsmaterial, das sie vor sich auf den Tisch legen können und das Ihnen beim Strukturieren Ihrer Diskussion hilft. Genau solch ein Arbeitsmaterial nennen wir ein „Kneipentool“.

„Kneipentools“ sind meist für Kleingruppen konzipiert, können aber auch für Einzelpersonen oder Duos entworfen sein. Wichtig ist, dass sie möglichst selbsterklärend funktionieren, denn in einer Kneipe gibt es keinen gruppenbegleitenden Moderator, der die Gruppe leitet. Diese Leitungs-Funktion übernimmt ein gutes Kneipentool, weil es seine Nutzer führt.

Begonnen haben wir mit diesen Tools im Zukunftsstadt-Prozess. Dort ging es darum, ein komplexes Bürgerbeteiligungsverfahren für die Teilnehmenden handhabbar zu machen. In einer Serie von Workshops wurden sie an die Projektplanung herangeführt, doch uns war wichtig, den Prozess übertragbar zu machen und uns als Moderatoren möglichst verzichtbar. Die Idee war: wenn Kleingruppen mit Arbeitsmaterial an ihren Tischen weitgehend selbständig arbeiten, wird der Moderator zum Mentor, aber er muss nicht mehr ständig überwachen, ob alle Gruppen wissen, was sie zu tun haben. Diese Strukturierung der Kleingruppenarbeit übernahm das Arbeitsmaterial. Der Vorteil außerdem: wenn Kleingruppen sich in ihrer Arbeit an einem papiernen Arbeitsmaterial orientieren, wird der Workshop skalierbar: statt mit 6 oder 20 Menschen in 1 bis 6 Gruppen, kann man mit „Kneipentools“ auch mit 600 Menschen und 150 Gruppen gleichzeitig arbeiten. Oder eben: die Gruppen arbeiten selbständig in der Kneipe, weil sie sich das Material ausdrucken und es mitnehmen.

Beispiele:

Solche „Kneipentools“ zu designen ist kein Zauberwerk, aber dennoch eine besondere Herausforderung. Wir sind hier in unserem Netzwerk noch im Forschungs-Modus, probieren viel aus und lernen viel dazu. Anregungen sind willkommen!